¿2012 es un buen año para cambiar su sistema de gestión?

En toda compañía, sin importar la industria que abarque, existe un momento en el que se evalúan costos-beneficios y se determina si el ERP que se está utilizando es o no el más apropiado. En ese análisis se estimará si vale la pena conservar el sistema actual, con el riesgo de quedarse atrás a nivel tecnológico y funcional, o si conviene optar por un nuevo y afrontar el riesgo que representa realizar una inversión considerable, experimentando diferentes grados de interrupciones en su implementación.

La primera opción considerada, aunque implique mantener una tecnología más antigua, ofrece cierta comodidad a la compañía, evitando el tiempo de puesta en marcha de un sistema nuevo, el proceso de aprendizaje por parte de los usuarios y sus costos. Pero habrá que considerar que esa pérdida de funcionalidad crecerá a pasos agigantados con el tiempo y la brecha con respecto a las últimas tecnologías será cada vez mayor y más costosa su actualización.

¿Planteada la cuestión, cuál es la mejor solución posible? Existen muchos motivos a tener en cuenta para tomar esta decisión. Con el tiempo, estas razones se redujeron a cinco factores clave para evaluar un cambio de ERP. Básicamente se reducen a las siguientes evaluaciones:

  • Los procesos de negocios reflejados en sistemas ERP antiguos e inflexibles se vuelven restrictivos.
  • La tecnología de sistemas queda desactualizada y dificulta la integración, desaprovechando las ventajas tecnológicas.
  • Los cambios en el proveedor de software, tales como adquisiciones o fusiones, afectan directamente a las capacidades del software y su rumbo futuro.
  • Los sistemas más antiguos a menudo están llenos de información que resulta inaccesible para la creación de informes, por una falta de de tiempo o recursos.
  • El costo total de propiedad del sistema actual justifica el costo de adquirir un nuevo sistema ERP.

Los antiguos ERP eran rígidos en sus funcionalidades y obligaban a las compañías a adaptar los procesos al software, o exigían personalizar considerablemente el software para satisfacer sus requerimientos específicos. Con el agregado de que los procesos de negocios evolucionan, pero el software permanece estático, se termina de generar una discrepancia entre la forma en que se implementó originalmente el software y los nuevos requerimientos del negocio. Esta evolución continúa hasta llegar al punto en que los procesos del sistema realmente limitan la capacidad de los usuarios para la operación diaria en forma eficiente.

Cuando se analiza la eficiencia del sistema actual, se debe identificar qué trabajo se realiza fuera del sistema ERP. La implementación de un nuevo software puede beneficiar a las organizaciones que presentan muchos sistemas paralelos. Cuanto mayor sea la cantidad de hojas de cálculo y bases de datos que se utilicen, más le servirá a la compañía contar con un nuevo sistema, ya que un ERP moderno permite el ingreso de todos los datos e información clave en una base de datos central, lo cual facilita la creación de informes y minimiza la posibilidad de errores.

La tecnología como una ventaja competitiva

Respecto a la evaluación tecnológica, no hay que perder de vista que el sistema ERP que se utilice debe ser un activo estratégico para su organización, que le permita aprovechar los avances tecnológicos clave, a fin de aumentar su capacidad para atender clientes e incrementar los ingresos.

Hace muchos años, las compañías desarrollaban software totalmente personalizado para operar su negocio, con lo cual tenían un sistema muy funcional, pero que no consideraba las actualizaciones tecnológicas ni la posibilidad de integración con sistemas más nuevos. Por esas razones quedaban concentrados exclusivamente a requerimientos específicos y los cambios en los procesos de negocios los volvía ineficientes rápidamente. En este sentido, los sistemas ERP más nuevos hicieron grandes avances al ofrecer más funcionalidades para requerimientos específicos, y además ofrecen herramientas para modificar el software en lugar de personalizarlo. De esta manera, se pueden realizar modificaciones en el software permitiendo aprovechar las nuevas capacidades y tecnologías sin perder las funcionalidades clave que el negocio necesita.

En esta misma línea, las compañías que hoy utilizan un ERP más antiguo, a su vez, también utilizan otros múltiples sistemas auxiliares para manejar diversos aspectos de su negocio, ya sea porque facilitan la autonomía departamental o porque tienen requerimientos que el proveedor del software no pudo integrar. Estas compañías tienen dificultades para administrar los datos en múltiples ubicaciones, deben abonar costos adicionales para actualizar el software de múltiples proveedores y deben emplear personal de TI con el objeto de mantener las integraciones entre sistemas.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que su personal de TI dedicó tiempo para adquirir experiencia en la tecnología de sus sistemas actuales. Dentro de ellos, habrá quienes acepten más rápidamente un cambio hacia tecnologías más modernas, y a quienes les resulte sumamente difícil. Por lo cual, será conveniente conocer la cultura de su personal de TI para determinar si un cambio en la tecnología es posible.

En sintonía con este tema, otro elemento clave a considerar es el soporte que ofrece el proveedor. Es importante recordar que al comprar un sistema ERP, no se está adquiriendo un producto estático, sino que se continúa desarrollando y brindando soporte al software durante muchos años, entablando una relación a largo plazo con el proveedor.

En la última década, los proveedores de software ERP atravesaron gran cantidad de fusiones y adquisiciones que modificaron el escenario del proveedor. Como resultado, se produjeron cambios de propiedad en muchos de los paquetes de software. Estas fusiones afectan directamente a los usuarios de los productos de software en cuestión. Pero lo cierto es que, en general, después de la adquisición de un producto por parte de un competidor es muy difícil predecir qué sucederá, incluso es posible que el proveedor ni siquiera haya pensado una estrategia para el producto. Esto significa que a medida que transcurra el tiempo y se consolide su estrategia, se advertirán cambios en la cultura, rumbo y soporte. En ese momento deberá evaluar si el proveedor aún es compatible con su compañía o si los cambios de propiedad ponen en riesgo la estabilidad del producto y su soporte de manera que justifiquen la elección de un nuevo sistema.

Otro de los principales motivos por los cuales las compañías migran a un nuevo sistema de software es la creación de informes. Los sistemas ERP más antiguos recolectan datos correctamente, pero tienen dificultades para recuperar los destinados a la creación de informes. Para que un sistema ERP se convierta en un activo estratégico es necesario que el formato de salida de los datos residentes en el sistema sea utilizable a fin de tomar decisiones oportunas e informadas. En general, los problemas clave que enfrentan las compañías respecto de la creación de informes son las consultas ad hoc, las demoras en la creación de informes y los gráficos.

Los sistemas ERP modernos ofrecen capacidades de creación de informes tan flexibles y amigables que, con capacitación mínima, los usuarios finales pueden preparar sus propias consultas ad hoc rápidamente, de manera que ejecutivos y usuarios puedan crear informes de datos para la dirección ejecutiva, la dirección financiera y los requerimientos reglamentarios de la industria y el gobierno, sin pedir ayuda al personal de TI. Además, ofrecen la posibilidad de consultar datos en cualquier momento, para que la dirección obtenga, inmediatamente, datos en tiempo real, y otras herramientas para ver informes y datos críticos en el escritorio, permitiendo a los ejecutivos el monitoreo de las condiciones minuto a minuto. También pueden configurarse alertas de flujo de trabajo para que, en caso de cambios en las métricas, se pueda enviar un informe de inmediato al personal responsable y así posibilitar acciones en tiempo real para administrar y dirigir el negocio con eficiencia.

Finalmente, las capacidades gráficas para creación de informes, que ofrecen integradas los sistemas ERP modernos, facilitan la vista de tendencias y áreas de preocupación. Los informes se pueden formatear en tiempo real y ejecutar con la frecuencia necesaria. Y, como muchas personas aún utilizan herramientas de hoja de cálculo como Excel, se han desarrollado vínculos para importar y exportar con un solo botón hacia y desde dichas herramientas.

Invertir en productividad

Por último, el factor económico es un tema para analizar con precaución. El costo total de propiedad (TCO, según sus siglas en inglés) es la acumulación de todos los costos, y no sólo los de software o TI, sino todos los relacionados con el logro de que el sistema cumpla con su objetivo.

Muchas organizaciones desconocen los costos totales para operar un sistema porque sólo un pequeño grupo son costos “duros” cuantificables, tales como los honorarios de licencias de software y de mantenimiento. Los mismos pueden definirse fácilmente y son de rápido acceso.

Los costos blandos no son visibles rápidamente como costos de menudeo, pero representan un valor para la organización en función de la productividad y el tiempo. En realidad, si sólo se observaran los costos duros, en general, un nuevo sistema ERP parecerá ser la opción más costosa. No obstante, a medida que se evalúa el costo total de su sistema, contabilizando los costos duros y blandos, podrá descubrir que se justifica un nuevo sistema por las ganancias de productividad, el ahorro de tiempo y la mayor cantidad de oportunidades de ingresos que ofrece el nuevo sistema.

La implementación de un sistema ERP flexible permite que su compañía aproveche nuevas capacidades, funcionalidades e ideas innovadoras. Un socio de implementación que entienda su industria es un recurso excelente para poner en marcha el sistema con eficiencia y establecer sus procesos de negocio con efectividad. La selección e implementación de un sistema ERP moderno puede reducir los procesos manuales, eliminar los redundantes y reducir la documentación en papel.

Los sistemas ERP más antiguos planteaban muchos desafíos para las organizaciones. A menudo, los procesos de negocios ineficientes son dictados por estos sistemas y complementados con soluciones intermedias creadas por usuarios ingeniosos. Pero de esta manera, la tecnología se ve afectada por problemas de integración, disponibilidad de recursos de soporte y personalizaciones que no permiten actualizaciones para optimizar las funcionalidades y la tecnología. Además, las fusiones y adquisiciones modifican las relaciones de los proveedores de software con sus clientes, la creación de informes no ofrece información oportuna a los decisores, y el costo total de los procesos ineficientes y el mantenimiento de un sistema heredado es alto. Planteada esta situación general, el costo de implementación de un nuevo sistema para mejorar la eficiencia, la atención al cliente y la generación de ingresos se justificaría visiblemente.

Estos factores son responsables de que muchas organizaciones reemplacen sus sistemas ERP. Pero la respuesta correcta para su organización surgirá de los desafíos específicos que enfrenta. A medida que descubra los motivos por los cuales otras organizaciones cambiaron sus sistemas ERP, podrá evaluar si es el momento correcto para aprovechar las capacidades del software ERP moderno.

Comparte esta entrada:
  • Print
  • Add to favorites
  • RSS
  • MySpace
  • Twitter
  • Facebook
  • Meneame
  • Live
  • LinkedIn
  • Google Bookmarks
  • del.icio.us
  • Digg
Esta entrada fue publicada en Noticias. Guarda el enlace permanente.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>